Vind de juiste expert voor AI en automatisering.

Ik heb bij een aantal administratiekantoren de bonnenstroom omgezet van overtypen naar herkenning in het boekhoudpakket. Het handwerk zat daar in het overnemen van bedrag, datum en leverancier van elke bon. Dat doet het pakket nu zelf, met een controlemoment voor een medewerker. Bij een kantoor in Zwolle scheelde dat de grootste brok van de maandelijkse verwerking.

Ik zou bij het overtypen beginnen, niet bij het opvragen. Overtypen is dagelijks werk voor iedereen op kantoor, en de meeste pakketten kunnen bonnen al herkennen als ze via een vast mailadres of een app binnenkomen. Dat is in een paar weken op te zetten en het scheelt direct in de aangifteronde. Het opvragen van stukken pak ik daarna op. Dat vraagt iets van jullie klanten en heeft tijd nodig om in te slijten, dus daar wil ik de winst van de bonnen al hebben.

Na dat gesprek weet je of jullie boekhoudpakket bonnen zelf kan herkennen, en zo ja, wat er moet veranderen aan hoe ze binnenkomen. Meestal is dat een vast mailadres of een app voor de foto’s. Ik kan dan ook zeggen welk deel van het overtypen daarmee verdwijnt en wat er als controle overblijft.

Een gesprek van een half uur waarin jullie laten zien hoe bonnen nu binnenkomen en worden geboekt, in jullie eigen pakket. Daarna kan ik zeggen wat het pakket al kan en hoeveel werk de omschakeling is.

Ik werk vooral met accountants- en administratiekantoren tussen de vijf en twintig mensen, en dit beeld ken ik goed: de aangifte loopt uit, niet omdat het boeken traag is, maar omdat de stukken te laat komen. Bij een kantoor in Apeldoorn hebben we vorig jaar het opvragen geautomatiseerd, met een vaste aanleverplek per klant en herinneringen die vanzelf gaan. Het nabellen is daar vrijwel gestopt en de stukken komen eerder binnen.

Ik zou bij jullie beginnen met het opvragen van stukken, niet met het overtypen. Het wachten en nabellen is wat de aangiftes naar het laatste moment duwt, en dat is op te lossen zonder iets aan jullie boekhoudpakket te veranderen: een vaste plek waar klanten aanleveren, een lijst per klant van wat er nog ontbreekt, en herinneringen die automatisch gaan. Het overtypen van bonnen pak ik daarna op, dat hangt af van wat jullie pakket al aan herkenning heeft.

Na dat eerste gesprek weet je of het opvragen van stukken ook bij jullie de grootste tijdvreter is, of dat ik ernaast zit en de tijd ergens anders weglekt. En je weet wat een aanleverplek met herinneringen van het kantoor vraagt, meestal een middag om de klantenlijst en de standaardmails klaar te zetten. Het overtypen van bonnen beoordeel ik dan meteen mee, dat hangt af van jullie pakket.

Een gesprek van een half uur waarin ik met twee mensen van het kantoor de laatste aangifteronde doorloop: welke stukken kwamen te laat, hoe vaak is er nagebeld en waar zat de wachttijd. Daarna stel ik een korte inventarisatie voor op vaste prijs.